Stai ristrutturando il tuo ufficio ed è arrivato il momento di arredare la sala riunioni.
Prima ancora di iniziare a vedere una serie infinita di tavoli sala riunioni ti chiedo una cosa:
hai calcolato nel modo corretto lo spazio che hai a disposizione?
Organizzare meeting e riunioni è semplice e veloce ma il rischio che corri, calcolando misure errate, è quello di creare un luogo scomodo dove tutti fanno fatica a muoversi e non si sentono a proprio agio.
Nell’articolo di oggi ti spiego come calcolare nel modo corretto l’ampiezza della tua sala riunione e ti do qualche dritta su come scegliere l’arredo sala riunioni che fa al caso tuo.
Buona lettura!
Tavoli sala riunione: 5 trucchi per calcolare nel modo giusto la capienza della tua sala meeting.
il primo passo per calcolare nel modo giusto le misure della tua sala riunioni consiste nel capire quante persone ospiterà nel corso di ogni riunione.
Non devi conoscere il numero esatto, una stima è più che sufficiente.
Calcola la superficie utilizzabile.
Per prima cosa calcola la superficie che puoi realmente utilizzare nella tua sala riunioni.
Quando fai questo calcolo ricordati di non prendere in considerazione quella parte della stanza che sai già verrà occupata in modo diverso.
Per esempio se la tua sala riunioni è spaziosa al punto da poter ospitare un piccolo palco ricordati di sottrarre alle misure finali quelle del palco.
Dividi poi il risultato finale per il numero di persone che in media prevedi di ospitare.
Come disporre i posti a sedere.
Il settore dell’arredo per ufficio mette a disposizione tantissimi modelli di tavoli sala riunione perciò , prima di passare le ore a sfogliare cataloghi inutilmente, ti consiglio di pensare a come vuoi disporre i posti a sedere.
Scegli tra:
- Una disposizione a platea, dove tutte le sedie sono rivolte verso un palco e sono disposte in file parallele, proprio come quando si va a teatro;
- Una disposizione a tavolo unico, ovvero con tutti i partecipanti alla riunione seduti ad un unico tavolo: questa scelta favorisce sicuramente l’interazione tra i partecipanti ma ricordati di scegliere la forma del tavolo in modo da rispettare sempre le gerarchie aziendali.
Ricorda che un tavoli sala riunione rotondi mettono tutti allo stesso pianto, mentre quelli rettangolari permettono al leader di sedersi sul lato più corto ed occupare una posizione di superiorità.
- Una disposizione a classe, dove le sedute sono disposte come in un teatro ma sono dotate di un piccolo banco dove prendere appunti.
Ovviamente questa decisione dipende sempre dallo spazio che hai a disposizione.
Riserva ad ogni partecipante il proprio spazio.
Al momento di scegliere i tavoli sala riunione che fanno al tuo caso ricordati sempre di riservare ad ogni potenziale partecipante uno spazio di circa 80 cm.
In questo modo ognuno potrà muoversi liberamente, si sentirà a proprio agio e non avrà difficoltà ad interagire con gli altri.
È risaputo infatti che uno spazio ridotto compromette l’attenzione e l’interazione durante una riunione a causa della sensazione di malessere che ciascuno può provare.
Occhio alle proporzioni.
Se scegli una disposizione a platea oppure a classe ricordati sempre di rispettare le proporzioni tra lunghezza e larghezza.
Solitamente per la sala riunione si rispettano le seguenti misure: 1:1, 3:2, 2:1 e al massimo di 3:1.
Non rispettare queste misure vuol dire creare problemi di visibilità: non tutti riusciranno a vedere dalla loro postazione chi parla.
Ricorda di lasciare degli spazi vuoti.
Lascia sempre lo spazio per muoversi liberamente all’interno della sala riunioni anche quando ci sono altre persone.
Per esempio se lo spazio a tua disposizione ti ha permesso di scegliere una disposizione a platea fai in modo di creare dei piccoli corridoi di circa 150 cm ai lati delle sedute e un corridoio centrale.