Con l’introduzione della fatturazione elettronica i reparti amministrativi stanno prendendo in considerazione utili tecnologie per l’automazione del lavoro e renderlo più intelligente, semplificarlo ed eliminare le attività ripetitive, incrementando di conseguenza anche l’efficienza del personale.
Questo obiettivo solleva la delicata domanda: in che modo i reparti amministrativi possono risparmiare denaro senza sacrificare piccoli dettagli e processi critici? La risposta a questa domanda è avviare un percorso di automazione per la fatturazione elettronica.
Un software che importa elettronicamente le fatture in un portale o in un sistema di contabilità permette di gestire una fattura elettronica consentendo alle aziende di semplificare le procedure. Il software estrae e memorizza in modo digitale tutti i dati di fatturazione in un unico hub ed elimina la necessità dell’utilizzo di materiale cartaceo, diminuendo notevolmente l’intervento manuale dal reparto amministrativo.
Dopo aver creato delle regole all’interno del software, che meglio si allineano con il processo di fatturazione corrente, e dopo aver eseguito la scansione dei documenti, utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) delle fatture cartacee, ecco che le procedure della fatturazione elettronica possono essere avviate.
La normativa italiana a tal proposito non ammetterà più l’utilizzo delle fatture in formato PDF inviate semplicemente via email, ma saranno necessari metodi di digitalizzazione dell’archiviazione delle fatture più conformi e legalizzati.
La digitalizzazione del materiale permetterebbe al reparto contabilità fornitori di acquisire i dati dal PDF o digitando manualmente i dati, risparmiando tempo e denaro inutili, sui passaggi che un software per la fatturazione elettronica (vedi Savino Solution) potrebbe gestire.
Quindi è possibile impostare regole interne e conformità che riflettono i processi di contabilità senza doversi preoccupare di correggere gli errori di codifica, che possono comportare la perdita delle fatture o la duplicazione di voci, con il conseguente doppio pagamento.
Un primo passo del percorso di automazione della contabilità, seguito dall’approvazione delle fatture rese pronte per il pagamento. Questo tipo di integrazione semplifica i flussi di lavoro pagabili dall’inizio alla fine, consentendo di risparmiare tempo e denaro per i reparti finanziari.
In breve, questo processo rende l’invio e la ricezione di fatture elettroniche più efficienti, accurate, convenienti e, in definitiva, più semplici. Dopo aver estratto i dettagli dalla fattura, essa deve essere approvata, quindi il pagamento può essere versato al venditore.
A seconda della data di approvazione della fattura, i dipartimenti finanziari informano sulle scadenze di pagamento e sul flusso di cassa. In questo modo si evitano ritardi nei pagamenti e mancati aggiornamenti di spesa.
Una recente ricerca di PYMNTS.com ha restituito risultati secondo cui il 9% in più di fatture viene pagato in tempo quando si utilizza la fatturazione elettronica. Perché? Stando allo studio, questo sistema permette di avere maggiore sicurezza, rendendo più facile e sicuro il pagamento da parte degli acquirenti.
C’è meno preoccupazione di ricevere fatture false oppure di effettuare pagamenti duplicati, perché la fatturazione elettronica organizza e gestisce tutti i dati ed elimina le copie, offrendo alle aziende una vera soluzione ai problemi di sicurezza, spesso causati dai processi manuali e utilizzando documenti cartacei.
Un software di fatturazione elettronica abbinato alla crittografia e ai firewall, inoltre, mette in sicurezza tutte le informazioni con i dati sensibili sui fornitori e sui pagamenti, grazie a un archivio garantito al 100%. Un gestionale di questo tipo organizza, controlla e convalida tutti i dati, grazie alle funzionalità interne e alla velocità di azione, che rende questo processo di automazione sempre più popolare.
Per valutare i costi della produzione delle fatture, bisogna identificare quella fase che richiede più tempo e nella maggior parte dei casi è proprio la carta alla radice del problema, che comporta rallentamenti, soprattutto quando l’inserimento dei dati di fattura deve essere effettuato manualmente.