In questi ultimi tempi, a causa anche dell’emergenza sanitaria e le conseguenti misure di distanziamento, stiamo assistendo ad una transizione full digital. Questo forte incentivo alla digitalizzazione ha come conseguenza uno sviluppo nella dematerializzazione dei documenti rappresentato, ad esempio, dalla firma di contratto online tramite la firma elettronica (qui un approfondimento su questo tipo di servizio).
Cosa bisogna sapere prima di firmare un contratto online?
Quando si vuole firmare un contratto online, è bene conoscere le varie tipologie di firma elettronica più adatte al proprio caso d’uso. Per la firma di contratti online collegati a determinate tipologie di atti, elencati all’articolo 1350, comma 1 del codice civile, il CAD (qui un approfondimento utile) prevede la possibilità di ricorrere solo alla firma elettronica qualificata o digitale (per gli atti elencati dal numero al numero 12), o di ricorrere alla firma elettronica avanzata, qualificata o digitale (per gli atti elencati al numero 13 dello stesso articolo). Per i contratti che non rientrano in queste particolari tipologie, è possibile utilizzare scegliere la soluzione di firma elettronica ottimale, semplice, avanzata o digitale, a seconda del caso d’uso e tenendo conto di eventuali normative di settore. Ricordiamo anche la firma tramite SPID, Sistema Pubblico per l’Identità Digitale, che a seguito dell’emanazione di recenti Linee guida da parte di AgID, potrà essere utilizzato anche come strumento di firma.
Cos’è la firma elettronica?
La definizione di firma elettronica nella sua forma più semplice si rifà direttamente al Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), che la definisce come un “insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare” (art.3, punto 1, n.10, Regolamento eIDAS).
Per “dati in forma elettronica” si intende, ad esempio, la coppia di credenziali username e password.
Quali sono le diverse tipologie di firma elettronica?
Le tipologie di firma ad oggi consolidate sono le seguenti:
– La firma elettronica semplice (FES) che, come dice la parola stessa, rappresenta la tipologia più semplice e basilare. Solitamente viene formata da una coppia di credenziali, che può essere rinforzata da elementi extra come una soluzione OTP (One Time Password) ricavando una forma di autenticazione del firmatario.
– La firma elettronica avanzata (FEA) che garantisce un ulteriore livello di sicurezza grazie ad elementi aggiuntivi.
– La firma qualificata (FEQ) che coincide con la firma digitale per l’ordinamento italiano. Quest’ultima prevede soluzioni basate sulla crittografia e l’intervento della CA (Certification Authority) che, dopo aver accertato l’identità del firmatario, rilascia un certificato.
Quali sono i vantaggi di firmare contratti online? (h2)
Uno dei vantaggi che puoi ottenere dal firmare contratti online è sicuramente l’ottimizzazione dei tempi e dei processi. Oltre alla velocità, la firma digitale per contratti online è comoda e sicura. I contraenti possono sottoscrivere documenti elettronicamente da qualsiasi posto in cui si trovino, e da qualsiasi dispositivo mobile.
La gestione dei contratti online non è solamente più comoda per i clienti, che ormai sono abituati a scegliere la soluzione più rapida e comoda, ma anche per le aziende.
Poter gestire i contratti online, tutto digitalmente, è molto più economico rispetto a stampare, immagazzinare, monitorare e tracciare un alto volume di contratti fisicamente. Inoltre, il margine di errore umano si abbassa notevolmente, permettendo un risparmio in termini di risorse e tempo.
Sapevi che una firma elettronica è molto meglio di una firma autografata e scansionata? Firmare contratti online è sicuro, non solo perché ti permette di conferire validità legale a documenti e contratti, ma anche perché garantisce la salvaguardia e l’integrità del contenuto riducendo il rischio di modifiche illecite o manomissioni.
Perché gestire contratti online è vantaggioso per le aziende
In conclusione, firmare e gestire contratti online per le aziende risulta vantaggioso. Il primo vantaggio è sicuramente quello di ottenere contratti solidi e pienamente efficaci di fronte alla legge, garantendo la tutela dei clienti e delle aziende stesse. In secondo luogo, i contratti online assicurano processi di lavoro snelli ed efficienti riducendo i tempi.
Infine dare la possibilità ai propri clienti di firmare contratti online, permette di acquisire la sottoscrizione in tempi rapidi e offrire allo stesso tempo una soluzione di firma estremamente comoda e soddisfacente per i propri clienti.