La gestione di un’associazione che sia no-profit – senza o con partita IVA – richiede un’accurata attenzione soprattutto nella raccolta dei dati, nella verifica di entrate e uscite, comunicazioni con i soci e così via.
Data la complessa gestione delle associazioni è necessario avere degli strumenti digitali e un software ad hoc, con determinate caratteristiche e funzionalità, che possa essere idoneo per avere sempre tutto sotto controllo e non cadere in errore, rischiando magari una multa, o comunque delle criticità, sia per quanto riguarda i bilanci, sia la documentazione.
Una soluzione ideale, dunque, è scegliere il giusto software gestionale per le associazioni che possa aiutare il rappresentate e i soci amministratori a gestire al meglio tutta la burocrazia che contraddistingue queste realtà.
Ma quali sono le caratteristiche di un buon software per associazioni? E perché usarne uno semplifica il proprio lavoro? Scopriamolo nel dettaglio.
Scegliere un software gestionale per associazioni: semplice e sicuro
Il primo passo per la scelta di un buon sistema gestionale è sceglierne uno che sia semplice da utilizzare, sicuro e immediato nella comprensione dei vari strumenti da poter impiegare per la propria attività.
I gestionali per le organizzazioni no-profit, come il software di Asso360 per le associazioni, devono presentare una piattaforma completa e facilmente usabile, che permetta di seguire e controllare i dati dell’organizzazione, di conservare i documenti in modo sicuro, di gestire correttamente tutte le attività.
Inoltre, si consiglia, di valutare sempre un software che permetta di eseguire le varie attività nel rispetto del regolamento del GDPR e della privacy.
Sistema in cloud: accessibile e sicuro
Le associazioni sono caratterizzate dalla presenza di diversi soci che – sia in qualità di amministratori sia di iscritti – possono avere la necessità di visionare alcuni specifici documenti di loro interesse. Un buon software di gestione deve presentare quindi una soluzione in cloud, sicura e accessibile, che offra ai soci in base alla loro qualifica l’accesso a dati e al Libro dei Soci.
Inoltre, con un sistema in cloud è possibile anche agli amministratori svolgere azioni sul software non solo in sede ma anche in collegamento online da qualunque computer o device.
Gestionale per le associazioni con Partita IVA
Le associazioni con Partita IVA hanno bisogno di sistemi dedicati che gli permettano di procedere anche alla giusta contabilità.
Nel caso sussista questa necessità, dunque, è bene scegliere un software che sia in grado di seguire anche una doppia contabilità e di suddividere in modo attento la documentazione delle attività associative di tipo commerciale e quelle di tipo istituzionale.
Il Libro IVA dev’essere, dunque, integrato all’interno del software al fine di poterlo aggiornare con la giusta cadenza, ma anche per avere in contabilità tutte quelle attività che prevedono l’applicazione dell’imposta e calcolare, infine, anche il saldo dell’IVA che si deve liquidare alla scadenza imposta.
I gestionali per organizzare le associazioni con Partita IVA sono dunque uno strumento ottimale per adempiere al meglio alla normativa in vigore senza errori e in modo semplificato.
Un software che si adatti a qualunque attività associativa
Esistono diverse realtà associative da quelle no-profit, benefiche operanti nel terzo settore, di volontariato oppure volte a identificare un’associazione sportiva. Un buon software dev’essere in grado di adattarsi a qualunque realtà, in questo modo si potranno personalizzare al meglio le funzioni a seconda delle reali necessità dell’associazione.
Emissione di ricevute e gestione degli abbonamenti
A seconda del tipo di associazione è possibile che si renda necessario avere anche un supporto alla propria attività attraverso un sistema che permetta la corretta emissione delle ricevute. Come previsto dalla normativa, infatti, tesserati e soci che pagano una quota mensile devono avere una ricevuta a fronte del versamento svolto e al contempo l’associazione deve tener traccia delle entrate che avvengono nel corso dell’anno.
Per quanto riguarda le associazioni sportive, è essenziale avere una funzione non solo per il rilascio della ricevuta ma anche per la gestione dell’abbonamento. Grazie a un buon software si possono andare a definire in modo corretto gli incassi di tipo ripetitivo andando ad automatizzare il lavoro, contabilizzando le entrate in modo più semplice e veloce.
Perché usare un software per la gestione dell’associazione
Come abbiamo visto, scegliendo un buon software gestionale è possibile accedere a una piattaforma che permette di tenere sotto controllo ogni aspetto dell’associazione. Rispetto all’uso di un supporto cartaceo o di un programma come Excel, i software studiati appositamente per queste realtà sono più precisi, sicuri, accessibili e offrono un controllo sull’attività molto più attento e costante.
Grazie a tutte le funzioni previste per i software gestionali all’interno di un unico ambiente di lavoro è possibile vedere nel dettaglio ogni dato e documento e automatizzare diverse operazioni che – se svolte su altri programmi non specifici – porterebbero via molto più tempo. Dunque, con un buon software dedicato è possibile anche velocizzare l’attività di gestione e condividere dati e documenti con i soci interessati coinvolgendoli in modo attivo nell’organizzazione.